KI-Schnellcheck starten 
Viele mittelständische Unternehmen wollen KI einsetzen, aber nicht um jeden Preis. Was bremst, ist selten mangelnde Offenheit. Es ist das Risiko: ein Tool kaufen, einen Pilot starten, Wochen investieren und am Ende bleibt die Frage: Wofür hat sich das eigentlich gelohnt?
Genau hier setzt eine KI-Potenzialanalyse an. Sie ist kein KI-Projekt, sondern eine Entscheidungsvorlage: Wo lohnt sich KI wirklich, was bringt schnell Entlastung und was sollte man bewusst lassen?
Die typischen Pain Points im Mittelstand
Wenn Sie ehrlich hinschauen, tauchen in vielen Unternehmen dieselben Zeitfresser auf:
- Wiederkehrende Rückfragen blockieren Fachkräfte (“Wo steht das? Wie ist der Stand? Wer ist zuständig?”).
- Wissen ist verteilt (E-Mails, Ordner, ERP, einzelne Köpfe) statt schnell abrufbar.
- Routine bindet teure Zeit: Nachfassen, Abstimmen, Dokumentieren, Zusammenfassen.
- Unklarer Einstieg: “Wir testen mal KI”, aber ohne Ziel, ohne Messung, ohne Rahmen.
- Unsicherheit bei Verantwortung und Datenschutz: Was darf rein? Was muss geprüft werden?
Das Ergebnis ist oft nicht kein KI-Einsatz, sondern ein schlechter: Tool-Wildwuchs, Frust, kein klarer Nutzen.
Was ist eine KI-Potenzialanalyse?
Eine KI-Potenzialanalyse ist eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer Abläufe, mit einem klaren Ziel: die besten KI- und Automatisierungshebel sichtbar machen und priorisieren.
Nicht: “Was ist möglich?”
Sondern: “Was lohnt sich zuerst in Ihrem Unternehmen?”
Dabei geht es um Prozesse, Datenflüsse, Zuständigkeiten und typische Engpässe. Also genau das, was über Erfolg oder Scheitern entscheidet.
Was Sie danach in der Hand haben
Eine gute Potenzialanalyse endet nicht mit einem könnte man. Sie liefert greifbare Ergebnisse:
- Top-5-Projekte, priorisiert nach Nutzen und Aufwand.
- Quick Wins, die schnell Entlastung bringen.
- Eine Roadmap mit Reihenfolge, Voraussetzungen und nächsten Schritten.
- Leitplanken: Welche Daten, welche Freigaben, welche menschlichen Prüfpunkte?
- Eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung: investieren oder lassen, auf Basis von Klarheit statt Bauchgefühl.
Das ist der Unterschied zwischen KI ausprobieren und KI sinnvoll einsetzen.
Kurze Case Study aus der Praxis: E-Mail-Bestellungen ins ERP bringen
Ein mittelständischer Produktionsbetrieb bekam Bestellungen per E-Mail, mal als Freitext, mal mit Anhängen, oft ohne vollständige Pflichtangaben. Ergebnis: Copy-Paste, Rückfragen, Nacharbeit und bei Spitzenzeiten hing alles an einzelnen Personen.
In der Potenzialanalyse wurde nicht ein Tool gesucht, sondern der Ablauf klar zerlegt: Welche Informationen fehlen typischerweise? Wo entstehen Rückfragen? Wo muss ein Mensch prüfen?
Daraus entstand ein priorisierter Fahrplan:
- Pflichtinfos standardisieren, damit weniger Rückfragen entstehen.
- E-Mails und Anhänge strukturiert aufbereiten, mit klaren Prüfpunkten.
- Saubere ERP-Übergabe statt manueller Übertragung.
Sinn dahinter: Entscheidungssicherheit und spürbare Entlastung, weil zuerst der Prozess geklärt wird, bevor man automatisiert.
Fazit
Eine KI-Potenzialanalyse ist der pragmatische Weg, KI im Mittelstand richtig zu starten: nicht mit Tools, nicht mit Hype, sondern mit Klarheit.
Sie beantwortet die entscheidende Frage: Wo bringt KI in Ihrem Unternehmen wirklich Entlastung und was ist der beste erste Schritt?
Wenn Sie herausfinden möchten, wo KI in Ihrem Unternehmen den größten Hebel hat, starten wir mit einem kurzen Erstgespräch zur Potenzialanalyse. Sie schildern Ihre größten Zeitfresser, wir geben Ihnen eine erste Einschätzung, ob und wo sich eine Potenzialanalyse für Sie lohnt.