KI-Schnellcheck starten Das Kassenband-Problem
Stellt euch vor, ihr geht einkaufen. Artikel in den Wagen, ab zur Kasse, bezahlen, fertig. Der Kassenbon kommt einfach raus – automatisch, ohne dass der Kassierer auch nur eine Sekunde darüber nachdenkt.
Jetzt stellt euch vor, der Kassierer müsste stattdessen jedes Mal das Kassenbuch von Hand erstellen. Jeden Artikel aufschreiben: Produktname, Gewicht, Stückzahl, Preis, Umsatzsteuer. Für jeden einzelnen Kunden. Den ganzen Tag. Klingt absurd?
Genau so funktioniert Zeiterfassung in vielen Unternehmen. Und genau wie der Kassenbon am Ende einfach automatisch aus der Kasse kommen sollte, muss auch die Arbeitszeiterfassung einfach nebenbei passieren – ohne Extraaufwand, ohne Formulare, ohne Nachdenken.
Warum bestehende Systeme oft scheitern
Wir haben in der Praxis immer wieder dasselbe Muster gesehen: Unternehmen nutzen ein Warenwirtschaftssystem, ein ERP oder eine Abrechnungslösung – und irgendwo darin ist auch eine Zeiterfassung eingebaut. Theoretisch. Praktisch bedeutet das:
- Verschachtelte Menüs und umständliche Eingabemasken
- Pflichtfelder, die niemand versteht
- Hektische Nachbuchungsaktionen am Ende des Monats
Das Problem ist nicht die Software an sich. Das Problem ist, dass Zeiterfassung dort ein Nebenprodukt ist – eingebettet in ein System, das für ganz andere Aufgaben gebaut wurde. Das Ergebnis: Mitarbeiter empfinden das Buchen als zusätzliche Aufgabe. Als lästige Pflicht, die vom eigentlichen Job ablenkt.
Und genau da liegt der Denkfehler.
Buchen darf keine Aufgabe sein
Unser Ansatz dreht die Perspektive um: Arbeitszeiterfassung sollte kein eigener Arbeitsschritt sein. Sie sollte so selbstverständlich passieren wie das Piepen an der Supermarktkasse. Nebenbei. Ohne Extraaufwand. Ohne den Gedanken „Ach, ich muss ja noch meine Zeiten buchen.”
Deshalb haben wir uns gefragt: Was wäre, wenn es ein schlankes, eigenständiges Tool gäbe, das genau eine Sache richtig gut kann – Zeiten erfassen? Einfach. Intuitiv. Und unabhängig davon, welches Hauptsystem im Hintergrund läuft.
Eine Stempeluhr für die moderne Arbeitswelt
Was dabei herausgekommen ist, ist eine digitale Stempeluhr, die zwei Welten verbindet:
- Vertragliche Arbeitszeit – also das klassische Kommen und Gehen. Schicht starten, Pause machen, Feierabend. Per Klick im Browser, per NFC-Tag am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Handy. Egal ob Büro oder Homeoffice.
- Projektbezogene Arbeitszeit – also die Zuordnung: Woran habe ich heute gearbeitet? Internes Projekt oder Kundenauftrag? Welche Auftragsposition? Per laufendem Timer, der im Hintergrund mitläuft und am Ende mit zwei Klicks zugeordnet wird.
Das Entscheidende: Beides passiert in derselben Oberfläche.
- Kein Systemwechsel
- Kein zweites Login
- Keine doppelte Datenpflege
KI als stiller Helfer
Aber selbst zwei Klicks sind manchmal zwei zu viel – vor allem wenn der Kopf gerade woanders ist. Deshalb setzen wir auf KI-gestützte Unterstützung beim Buchen. Das System lernt aus dem Kontext:
- Welche Projekte sind gerade aktiv?
- Was wurde zuletzt gebucht?
- Welche Kategorie passt wahrscheinlich?
Das Ziel ist nicht, den Menschen zu ersetzen. Sondern ihm das Nachdenken über die richtige Zuordnung abzunehmen. Damit das Buchen tatsächlich nebenbei passiert – nicht als bewusste Entscheidung, sondern als natürlicher Bestandteil des Arbeitsflusses.
Das Hauptsystem bleibt, wo es ist
Und hier kommt der Clou: Die gebuchten Zeiten verschwinden nicht in einer Insellösung. Über Schnittstellen fließen sie dorthin, wo sie hingehören:
- Ins ERP-System
- In die Warenwirtschaft
- Zu DATEV
- In die Lohnabrechnung
Das Hauptsystem bleibt die Single Source of Truth für die Abrechnung. Unsere Lösung ist der schnelle, reibungslose Eingabekanal davor.
Man kann es sich wie eine Vorstufe vorstellen: Statt die Mitarbeiter in ein komplexes Abrechnungssystem zu zwingen, geben wir ihnen ein Tool, das auf ihre tägliche Realität zugeschnitten ist. Und im Hintergrund sorgt die Integration dafür, dass die Daten dort ankommen, wo die Buchhaltung sie braucht.
Was wir damit lösen
Am Ende geht es um eine einzige Frage: Wie schaffen wir es, dass Zeiterfassung nicht als Belastung wahrgenommen wird?
Die Antwort ist keine neue Funktion in einem bestehenden System. Die Antwort ist ein eigenständiges Werkzeug, das so einfach ist, dass es verschwindet. Das man benutzt, ohne darüber nachzudenken. Das sich anfühlt wie – ja, wie der Scanner an der Kasse.
Denn die beste Zeiterfassung ist die, die man gar nicht bemerkt.
Neugierig geworden?
Ihr wollt sehen, wie sich Zeiterfassung anfühlt, wenn sie keine Arbeit macht? Wir zeigen euch gerne das Produkt in einer kurzen Demo – oder ihr testet es direkt selbst. Meldet euch einfach bei uns, wir freuen uns auf den Austausch.