KI-Einschätzung erhalten 
Thierry Breton, Chef des IT-Dienstleisters Atos, kündigte vor einigen Jahren an: Sein Unternehmen wird komplett E-Mail-frei. Der Auslöser war simpel. Jeder der 80.000 Mitarbeitenden bekam im Schnitt über 100 E-Mails am Tag. Brauchbar war davon, nach eigener Einschätzung, gerade einmal jede siebte.
Interessant wurde es bei der zweiten Zahl, die Atos zu diesem Zeitpunkt ermittelte. Nicht E-Mail war das eigentliche Problem. Es war die Suche. Ein Viertel der Arbeitszeit ging dafür drauf, Informationen oder die richtige Ansprechperson zu finden.
Die zugrunde liegende McKinsey-Studie ist über zehn Jahre alt. Das Ergebnis hat sich seitdem eher verschärft als entschärft, mit mehr Dokumenten, mehr Tools, mehr Wissen, das irgendwo zwischen Laufwerk, Posteingang und dem Kopf eines Kollegen verteilt liegt. McKinsey schlüsselte die Arbeitszeit von Wissensarbeitenden so auf: 28 Prozent für E-Mails, 19 Prozent für die Informationssuche und 14 Prozent für interne Abstimmung. Zusammen ist das mehr als die halbe Arbeitswoche.
Warum das niemandem auffällt
Kein Controller bucht diesen Zeitverlust. Es gibt keine Kostenstelle für Suchen. Er verteilt sich auf hundert kleine Momente am Tag, und genau deshalb wird er von niemandem als Problem behandelt.
So sieht das in der Praxis oft aus. Die Stückliste für ein älteres Bauteil liegt in einer Excel-Datei von 2019, auf einem Laufwerk, das kaum noch jemand öffnet. Die Antwort auf eine Kundenrückfrage kennt der Kollege, der seit letzter Woche im Urlaub ist. Der neue Mitarbeiter fragt sich durch, weil in keinem Dokument steht, wo er überhaupt suchen müsste.
Also wird nachgefragt und gewartet, oder gleich weitergesucht. Manchmal wird eine Lösung auch einfach neu gebaut, obwohl es sie im Unternehmen längst einmal gab.
Der Denkfehler: mehr Ablage statt weniger Suche
Die typische Reaktion auf dieses Problem ist mehr Struktur. Eine neue Ablage, ein dickeres Handbuch, noch ein Onboarding-Dokument. Das Problem dabei: All das erleichtert das Suchen. Es macht es nicht überflüssig.
Genau hier liegt der eigentliche Hebel aus der McKinsey-Studie. Mit besserer Verfügbarkeit von internem Wissen lässt sich die Suchzeit um bis zu 35 Prozent senken. Nicht durch mehr Dokumentation, sondern durch direkteren Zugriff im Moment der Frage. Es geht also nicht darum, noch mehr aufzuschreiben. Es geht darum, dass die richtige Antwort sofort da ist, egal wo sie ursprünglich abgelegt wurde.
Wenn Wissen antwortet, statt zu warten
Genau an diesem Punkt setzt LIVOI an. Kein System, das irgendetwas Plausibles formuliert, sondern eines, das ausschließlich aus den freigegebenen Dokumenten eines Unternehmens antwortet, mit Quellenangabe zu jeder Antwort. Wer nachprüfen will, woher eine Aussage kommt, klickt sich mit einem Klick zum Originaldokument zurück.
Für den Betrieb heißt das: keine Umstellung bestehender Prozesse, keine monatelange Einführung. Der Einstieg dauert zwei Tage, nicht Wochen. Ein festes Paket mit klarem Ergebnis von Anfang an, kein offenes IT-Projekt.
Und ein Punkt, der vielen Inhabern wichtig ist: LIVOI ersetzt keine Fachkraft. Es sorgt dafür, dass Wissen nicht mehr an eine einzelne Person gebunden bleibt, egal ob die gerade im Urlaub, in einer anderen Abteilung oder längst in Rente ist.
Der Beweis aus der Praxis
VB Airsuspension kannte das Muster aus dem eigenen Betrieb. Neue Mitarbeitende brauchten Wochen, bis sie sich zurechtfanden, weil ein großer Teil des relevanten Wissens nur in den Köpfen erfahrener Kollegen steckte.
Mit LIVOI als Wissens-Kollege wurde dieses Wissen zugänglich, direkt aus den vorhandenen Unternehmensdokumenten. Das Ergebnis: 50 Prozent weniger Einarbeitungszeit. Nicht weil weniger erklärt wurde, sondern weil niemand mehr warten musste, bis der richtige Kollege gerade Zeit hatte.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass dieses Muster auch bei Ihnen existiert, nur ungemessen. Eine Potenzialanalyse zeigt konkret, wo bei Ihnen Wissen verloren geht und wo der größte Hebel liegt, für Ihren Betrieb, nicht als allgemeine Theorie.